Muchos emprendedores, al comienzo de su negocio, sienten que no pueden con todo, básicamente que no les alcanza el tiempo del día.

Por más que deseemos que el día tenga 48 horas, para poder trabajar y a la vez tener tiempo libre, para sociabilizar, tiempo de ocio o para hacer alguna otra actividad, esto no es posible. Tenemos que aprender cómo hacer una buena administración del tiempo.

El tiempo es un recurso escaso cuando se está con mucho trabajo y muchas actividades, al inicio de un proyecto. Por este motivo, me planteé escribir este artículo algunas herramientas de administración del tiempo, para que tu día de trabajo sea más rendidor. Aplicarlas puede costarte al principio, pero es cuestión de que las transformes en hábitos. Es increíble lo eficiente que puedes ser.

Herramientas de Administración del Tiempo de Trabajo

Planifica

La noche anterior, o en su defecto, los primeros 15 minutos del día, tómalos para definir las tareas que debes resolver en el día.

Tal vez no puedas definir la hora y el tiempo que te llevará cada tarea, pero si es importante que definas, en primera instancia, lo que tienes que hacer.

Para esto te recomiendo que siempre lleves una agenda (puede ser en tu mismo smartphone) y que aprendas a calendarizar tus actividades.

Define tus prioridades

Una vez que tengas definido las tareas que vas a realizar en la jornada laboral, debes clasificarlas por su  importancia y urgencia. Una por una. Una vez que lo hayas hecho, podrás distinguir aquello a lo que le debes dar prioridad.

Aprende a posponer aquello que no es urgente y delegar aquello que no es importante. Ten en cuenta que cuantas más horas trabajes, disminuye tu productividad. Por lo que debes hacer las tareas más importantes primero.

¿Has oído hablar de la Matriz de Einserhower? Es una matriz de gestión del tiempo, donde justamente separa las tareas en cuatro cuadrantes, dependiendo de sus dos ejes: Urgencia e Importancia.

daianadigitalmkt Matriz de Eisenhower

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Muchas veces sin darnos cuenta, dedicamos mucho tiempo a tareas menores, que en realidad no dan gran aporte a los objetivos de negocios en si. Es fácil sentirse abrumado y cansado ante esta situación. Por tal motivo, esta matriz puede ayudarte a orientar las tareas que debes dedicarle principal atención y resolver en el corto plazo.

Intenta aplicarla en tu día a día, verás que efectiva puede ser para ir eliminando esas largas listas de tareas pendientes.

Plantéate objetivos y cúmplelos

El tiempo que se pierde, no se recupera. Por eso debes definir objetivos concretos que vas a cumplir en el día, y el tiempo máximo que te llevará concretarlos. Esta tarea resultará más fácil con la experiencia, puesto que primero es difícil conocer qué tan productivo eres, o cuanto tiempo te lleva hacer cada actividad.

Una vez que ya tengas los procesos definidos o las tareas automatizadas, irás siendo más efectivo. Pero, en un principio, esto es importante para ver cuánto tiempo dedicas a cumplir determinados objetivos.

En mi caso particular, me funciona plantearme objetivos diarios, semanales y mensuales. Hay tareas rutinarias, que debes realizar diariamente, si o si. Luego, puedes plantearte objetivos semanales, como etapas de un objetivo más grande, a mediano plazo. Y mensualmente, ya que realizo un balance mensual que refleja si cumplí con estos objetivos.

Mantén el orden

En un principio, te parecerá el tip menos importante, pero creeme que no es así. Debes procurar que tu lugar de trabajo esté limpio y despejado. En primer lugar, para poder tener cerca sólo aquello que necesites. Y también para no darle lugar a cosas que podrían distraerte o molestarte.

El espacio de trabajo debe estar ordenado, iluminado,  silencioso y no estar propenso a interrupciones. La concentración es fundamental para ser más eficientes.

Haz una tarea a la vez

Tengo la costumbre de comenzar algo y terminarlo. Y en el medio, no dedicarme a otra cosa. De a una cosa a la vez, de lo contrario, corres riesgos de abrumarte o  verte superado.

Termina lo que comienzas

Es importante comenzar con una tarea y terminarla. No dejes por la mitad, ya que al final del día será una tarea no cumplida. Dejar y retomar luego implica pérdida de tiempo.

¿Cuantas veces has dejado algo por la mitad y luego te llevó tiempo volver a engancharte de donde habías cortado?

Toma pequeños descansos en el día

Te recomiendo, para no ir en contra del tip anterior, que tomes pequeños descansos entre tarea y tarea. Prémiate a ti mismo con un break.

También te recomiendo que fijes un tiempo máximo de recreo y que te manejes con alarmas para no excederte. Cuando te distraes o relajas, muchas veces pierdes la noción de los minutos transcurridos.

Aprovecha tiempos muertos

Te aseguro que en tu día tienes mucho de estos “tiempos muertos”. La sumatoria de ellos, pueden consumirte horas en el día.

Si tienes que realizar un viaje largo, o mientras esperas en un determinado lugar, aprovecha el tiempo para realizar alguna actividad.

Instruirte, aprender, leer tus mails, son actividades complementarias que puedes realizar en cualquier lugar, en cualquier momento.

Ten en cuenta si vas a tener de estos tiempos en tu día a la hora de organizar tus tareas. Por ejemplo, si sabes que tienes un turno médico a media tarde, tendrás que abandonar tus actividades en tu oficina, pero puedes aprovechar el tiempo del viaje en transporte público, o en la sala de espera, para trabajar con tu smartphone.

Conclusiones sobre estas herramientas de administración del tiempo

No debes olvidar que trabajar más horas no significa ser más productivo. Por el contrario, está comprobado que después de las 6 horas de trabajo, comienza a perderse el interés de lo que se está haciendo, disminuyendo el ritmo de producción. Después de las 9 horas de trabajo, ya se tiene un agotamiento tal que la producción se reduce al mínimo.

Por tal motivo, es de vital importancia ser eficiente en cuanto a la administración del tiempo. No solo para reducir la cantidad de horas de trabajo, para mantener la productividad, sino saber qué hacer primero y qué puede delegarse o posponerse.

Espero que estos tips hayan sido valiosos para ti. Intenta ponerlos en práctica lo antes posible. El tiempo es un recurso escaso, no lo desperdicies.

Cualquier duda o inquietud que tengas, ponte en contacto conmigo.

¡Hasta la próxima!


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Para finalizar, te dejo esta infografía de resumen de estas herramientas de administración del tiempo. Aplicalas y comienza a ser más eficiente en tu trabajo!

 

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