De seguro habrás escuchado la importancia de la planificación en cualquier negocio. Muchos emprendedores en tu lugar, lo han escuchado. Sin embargo, te aseguro, que muy pocos lo llevan a cabo.

Muchas veces por falta de tiempo, pero muchas veces por falta de información y desestimando la importancia que tiene planificar.

Quiero hablarte de forma clara y explicarte por qué tienes que planificar en tu negocio, cuales son los beneficios.

¿En qué consiste planificar?

Antes que nada, hay que comenzar por lo básico. ¿En qué consiste planificar?

Planificar es un proceso que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros. Se planifica a futuro. Sin embargo, planificar no es predecir ni pronosticar.

Otra definición bastante completa y simple de Planificar es: Planificar es el proceso mediante el cual las organizaciones definen sus objetivos (qué se desea alcanzar), sus metas (cuándo y cuánto) y sus estrategias (cómo). Luego, se continua con la acción (ejecución de las estrategias planeadas), la medición del progreso del plan (monitoreo y evolución de logros) y finalmente se adecuan los objetivos y se hace la adopción del plan.

Planear es una forma de hacer las cosas mejor.

Un plan es un conjunto coordinado de medidas cuyo objetivo es mejorar la posición de las organizaciones en materia de rentabilidad, crecimiento, supervivencia y/o eficacia.

Planeación estrategica 01

¿Por qué planificar?

  • Marca dirección.
  • Reduce la incertidumbre promovido básicamente por el constante cambio del mercado y el ritmo desenfrenado del cambio tecnológico.
  • Reduce los desechos y las redundancias.
  • Establece criterios para controlar.

4 puntos de vista

  • Naturaleza genérica de la Planificación: Toda Planificación se proyecta al futuro. Consiste en razonar el modo en que el Negocio arribará a puerto deseado. Implica la evaluación de oportunidades y amenazas.
  • Su Proceso: Implica plantear objetivos, definir estrategias, políticas y planes detallados acordes con las metas propuestas, para luego establecer una organización que aplique las decisiones adoptadas. Es también un proceso continuo.
  • Su filosofía: Es una actitud basada en contemplar constantemente el futuro, controlando los resultados de los planes y mejorando continuamente.
  • Su Estructura: Una planificación exitosa requiere de una estructura de elementos perfectamente definidos.

Características de la Planificación

  • Es un proceso continuo.
  • Dinámico.
  • Realista, pero ambicioso a la vez.
  • Las distintas etapas y elementos son desarrollados por diferentes niveles jerárquicos de una organización.
  • No puede ser entendido desde una sola disciplina, sino que se requiere de muchas áreas del conocimiento humano.
  • El factor tiempo es fundamental, pudiéndose clasificar a las Planificaciones en corto, mediano y largo plazo.
  • Si bien la distinción entre Planificación y control es tajante, ambas son inseparables.

Niveles de Planificación

Comencé el artículo haciendo mención a qué es la planificación estratégica. Ahora voy a ir más en profundidad, y hablarte de los niveles de planificación. Es claro que, como emprendedor, al principio, tienes que estar en todos los niveles. Te voy a contar brevemente cuáles son:

Nivel Estratégico

Define los objetivos y las metas deseadas para el negocio. Su horizonte se mide a largo plazo y su frecuencia dependerá de la variabilidad de los factores claves que afecten al plan estratégico.

Nivel táctico

Elabora las alternativas de acción (estrategias) que permiten alcanzar los objetivos y metas deseados. El horizonte de planeamiento se mide a mediano plazo y se aplica y controla periódicamente, pudiendo ser anual, mensual, semanal, etc. El conjunto de estrategias que se eligen para alcanzar los objetivos es el plan táctico.

El presupuesto (económico y financiero) son las herramientas para una eficiente aplicación y control de los recursos que se aplican para el logro de los objetivos y metas deseados.

Nivel operativo

Ejecuta las decisiones seleccionadas, su horizonte de planeamiento es el corto plazo. Su acción transcurre en el día a día. Utiliza los recursos.

Elementos de la Planificación Estratégica

Planeación estrategica 02

Marco estratégico: Se define la misión, visión, los valores (conductas) y los objetivos planteados (a corto, mediano y largo plazo). En una empresa, lo define el “top team”, los principales gerentes. Pero, como emprendedor y fundador de tu propio negocio, esta tarea recaerá exclusivamente en ti.

Misión, visión y valores

Visión

La visión te proporciona una imagen de futuro que se quiere compartir, un sentido claro de la dirección, una movilización de la energía y la sensación de estar comprometido en algo importante.

Para formularla, puedes preguntarte ¿Cómo quiero que sea mi negocio en los próximos años?

En una organización ya establecida, el proceso de formulación de la visión ayuda a los líderes a ver dónde están parados hoy y dónde esperan estar en el futuro. Este ejercicio los obliga a identificar las fortalezas y debilidades de la Organización.

La Visión está hecha para inspirar (tanto a ti mismo, como a tus empleados y clientes).

Para formularla, intenta responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son tus sueños o deseos?
  • ¿Cómo quiero que sea mi negocio en los próximos años?
  • ¿Qué y a quién estás buscando inspirar?

Misión

La misión define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que satisfacen a través de sus productos y servicios, el mercado objetivo y la imagen que quiere transmitir a sus clientes / consumidores en particular, y a la sociedad en general.

Es decir que la misión tiene como objetivo definir el alcance del negocio y las competencias esenciales que la empresa tiene y que deberá desarrollar.

Para acercarte a tu Misión ideal deberás tomar en cuenta las respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué hace tu negocio?
  • ¿Cómo lo hace?
  • ¿Cómo funciona?
  • ¿Por qué existe la organización? O ¿Para qué llevar a cabo el negocio?
  • ¿Cuál es el propósito de la compañía?

Una vez que tengas clara la respuesta a estas preguntas, puedes comenzar a redactar tu Misión.

Valores

Los valores son el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la organización. Constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional. Son líneas fundamentales que inspiran la conducta de la Organización.

Los valores corporativos son la respuesta a la pregunta ¿en qué creemos y cómo somos?, ¿a través de qué comportamientos desarrollamos nuestra misión y nos proponemos alcanzar nuestra visión?

El objetivo básico de la definición de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida del negocio. Entre más claros y concisos sean, más fácil será generar una cultura y clima organizacional favorables a la organización.

Los valores son una clara definición de quien eres. Y no solo se vuelven fundamentales para el correcto desarrollo del clima laboral, sino que para el exterior. Por lo que se debe demostrar que se cumple con esos valores en el andar diario del negocio y no que son unos simples adjetivos pegados en una pared.

Razones para definir la misión, visión y valores de la empresa

  1. Definen el propósito de tu negocio, por lo que inyectan un sentido de pertenencia e identidad para tus colaboradores.
  2. Sirven como fuente de motivación interna, para trabajar con la intención de conquistar las metas de la organización, siguiendo los principios establecidos.
  3. Proporcionan el camino que debes seguir para lograr las metas.
  4. Alinear los recursos de tu negocio de forma correcta es mucho más sencillo cuando cuentas con un camino delineado, lo que se logra definiendo tu misión y visión.
  5. Brindan una guía clara y efectiva para la toma de decisiones. Además, la visión permitirá que todas las determinaciones estén encaminadas hacia los objetivos del negocio.
  6. Serán el punto focal para establecer el organigrama de la compañía, asegurándose que todos estén posicionados en el nicho correcto.
  7. Son la base de la planificación estratégica.

Objetivos y metas

De objetivos ya te he hablado en otras ocasiones anteriormente. Pero es tal su importancia, que voy a recordártelo…

Los objetivos y metas son los fines que se persiguen. Representan no solo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, integración del personal, dirección y control. Los objetivos y metas de una Empresa no son solo de índole económica como la rentabilidad.

Características de los Objetivos

Los objetivos deben cumplir con ciertas características, y transformarse en objetivos SMART (por sus siglas en Ingles):

  • SPECIFIC: Específicos, concretos.
  • MEASURABLE: Medibles.
  • ACHIEVABLE: Alcanzables: Si bien los objetivos deben ser ambiciosos, deben siempre poder cumplirse.
  • RELEVANT: Relevante. 
  • TIME-BOUND: Tiempo límite. Para cumplirse en un determinado tiempo: Fijar un plazo. Hay objetivos que pueden ser cumplidos en el corto plazo (menos de un año), otros a mediano plazo (1 a 3 años) y otros a largo plazo (más de 3 años).

Los objetivos SMART son fáciles de entender. La metodología SMART se basa en establecer metas que se puedan cumplir realmente. Redactarlos constituirá una guía a lo largo de todo un proyecto. Además, permitirán a un grupo de trabajo, identificar las metas y asignar tareas y responsabilidades a cada miembro.

La diferencia entre objetivo y meta, es que los primeros son más generales, mientras que las metas deben ser definidas con mayor precisión, en cuanto al tiempo de concreción y las cifras que se quieren lograr.

Estrategia y táctica

La Estrategia Empresarial se define como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. El proceso de formulación de estrategias es un proceso profundamente intelectual, abstracto y con un alto grado de complejidad.

En la formulación de una estrategia hay que tener en cuenta dos factores externos y dos factores internos, a saber:

  • Factores externos: El entorno, con todas sus variables. Las fuerzas competitivas de un sector.
  • Factores internos: Objetivos que pretende lograr la estrategia. Recursos que dispone para alcanzarlos.

Una estrategia exitosa generalmente cumple con las siguientes características:

  • Consistencia con el entorno y los recursos
  • Consistencia con el riesgo
  • Permanencia
  • Flexibilidad
  • Ayuda a descubrir oportunidades
  • Complejidad
  • Unidad
  • Practicidad
  • Competitividad

Existen tres niveles esenciales en cualquier proceso estratégico, a saber:

  1. Estrategia corporativa: Decisiones de amplio alcance a toda la Organización.
  2. Estrategia de negocios: Es la que compete a cada unidad de negocios (media).
  3. Estrategias funcionales: Es la que compete a cada área de soporte.

Políticas y procedimientos

Es la fijación escrita de pautas, política, Normas y procedimientos. Generalmente la formalización sigue el siguiente esquema jerárquico: En la cima de la pirámide estarán las políticas, en el nivel medio las normas y procedimiento y las bases serán los instructivos.

Presupuestos

En pocas palabras, el presupuesto es la formulación de resultados esperados en términos numéricos. Puede expresarse en términos financieros, términos de horas-hombre, unidades de producto u horas máquina, etc. No solo sirven para reflejar numéricamente los objetivos planteados sino que también servirán como base para la Etapa de Control.

Hay mucho más para hablar sobre presupuestos, prometo hacerlo en próximos artículos.

Conclusiones

Este ha sido sin dudas un artículo con muchísima información. Planificar es un proceso necesario para cada emprendimiento o proyecto.

Puede resultar tedioso, pero debes realizarlo. En caso de que no quieras hacerlo tu mismo, puedes recurrir a expertos que te asesoren y te ayuden a formular tu plan.

A continuación, te dejo un cuadro resumen de todo lo que te hablé hasta el momento, para que veas cómo encaja cada cuestión dentro de la planificación global de tu negocio:


Finalmente, te dejo algunos de mis artículos que seguro te van a servir para complementar la información y ayudarte con tu emprendimiento:

Cómo ser un emprendedor exitoso

La Idea de Negocio

Plan de Negocios: La importancia de Planificar


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